Unscharf kalkuliert: Die neue Blogserie zeigt, wie man bei der Beauftragung von IT-Entwicklungen das Heft in der Hand behält. Foto: pixabay
Unscharf kalkuliert: Die neue Blogserie zeigt, wie man bei der Beauftragung von IT-Entwicklungen das Heft in der Hand behält. Foto: pixabay

Kunden von IT-Entwicklungsprojekten lieben Festpreisangebote. Man kann für einen fixen Betrag das Budget besorgen und ist danach alle Sorgen los. Teurer werden kann es nicht mehr, und der Rest ist offenbar nur eine Frage der guten Vertragsformulierung. Aber – Hand aufs Herz: Insgeheim haben wir schon ein mulmiges Gefühl, oder?

IT-Entwicklung einkaufen

Wenn Sie im Unternehmen den Kopf für eine Lösung hinhalten müssen, wollen Sie sicher sein, dass die Lösung auch „in Time, in Budget“ an den Start geht. Dazu reicht es aber nicht, diese Forderung einfach in einen Vertrag mit dem Dienstleister zu schreiben. Denn wenn der das Projekt nicht schafft, haben Sie immer das Nachsehen. Was nützt es Ihnen, wenn Sie Konventionalstrafen und andere Folterinstrumente im Vertrag haben: Wenn das Projekt nicht rechtzeitig fertig ist, ist es nun mal nicht fertig.

In einer kleinen Blogserie möchte ich Tipps geben, wie Projektverantwortliche beim Einkauf von IT-Dienstleistungen häufige Fehler vermeiden. Insbesondere, wenn man selbst nicht vom IT-Fach ist, fällt es schwer, die Plausibilität eines Angebotes zu bewerten. In den folgenden Wochen finden Sie hier hilfreiche Methoden – auch und gerade für Nicht IT-ler.

Applikationsentwicklung anbieten

Der Keim für spätere Kosten- und Zeitüberschreitungen ist schon in der Kalkulation gelegt. Ist ein Projekt nicht sauber geschätzt, läuft es irgendwann aus dem Ruder. Meistens merkt man das an der Zeitleiste – vereinbarte Termine für Arbeitspakete werden nicht eingehalten. Ein zeitlich überzogenes Projekt aber zu beschleunigen geht immer zu Lasten von Aufwand, Qualität und Funktionalität. Das kann man drehen und wenden wie man will – wenn es schneller gehen soll, wird es teurer, weniger zuverlässig oder es fehlen Funktionalitäten. Oft ein Mix aus allen drei bitteren Säften. Die Software-Ingenieure nennen das das Teufelsquadrat: Egal in welche Richtung ich das Projekt ziehe – es geht immer zu Lasten der anderen Faktoren.

Als Auftraggeber könnte man sich auf den Standpunkt stellen: „Das geht mich alles nichts an, dafür bezahle ich schließlich den Dienstleister.“ So kann man das Projektrisiko nominell zum Risiko des Auftragnehmers machen – aber unter dem Strich muss man die Suppe doch selbst auslöffeln:

Wird ein Projekt verzögert, finden sich immer Möglichkeiten, die Gründe für Verzögerungen auf der „anderen Seite“ zu finden. Und irgendeinen Fehler im Projektmanagement wird man Ihnen schon nachweisen können. Selbst wenn Sie unter dem Strich alles „wasserdicht“ dokumentiert haben, bindet die Auseinandersetzung mit dem Anbieter unnötig Ressourcen, die in den Erfolg des Projektes besser investiert wären.

Win-Win-Spiel statt endloser Einkaufsprozesse

Die Vorstellung von „wasserdichten“ Einkaufsprozessen treibt die Prozesskosten im Einkauf unnötig in die Höhe: Statt mit einer transparenten Vereinbarung zügig an den Start zu kommen, vergeudet man Zeit und Energie für wochenlange zähe Verhandlungen. Bevor das Projekt beginnt, mag keiner dem anderen mehr in die Augen schauen. Viel sinnvoller wäre es, die Energie in die Realisierung des Mehrwertes zu investieren, und nicht in die vergebliche Absicherung von unrealistischen Erwartungen.

Was ist die Alternative? Der Blankoscheck für ein nach oben offenes Projektbudget kann ja nicht die Lösung sein. Als Auftraggeber müssen Sie sich enger in die Verantwortung für den Projekterfolg nehmen lassen. Einfach nur Auftrag erteilen und bezahlen reicht nicht. Die Hauptverantwortung als Auftraggeber besteht darin, die gewünschte Veränderung, die mit einer Lösung erreicht werden soll, nachvollziehbar zu beschreiben und die möglichen Lösungsoptionen mit Ihrem Dienstleister zu diskutieren. Ein 360-Grad Blick auf Ihr Projekt erfordert drei Schritte:

Integrierte Schätzung in drei Schritten

Erstens wollen Sie sicherstellen, dass die nachgefragte Lösung auch wirklich den erwarteten Mehrwert bringt. Zweitens geht es darum, den Umfang der notwendigen Entwicklung zu schätzen und drittens ist zu erarbeiten, mit welchem Aufwand dieser Umfang unter den Bedingungen des Projekts zu erbringen ist. Eine solche integrierte Kostenschätzung ist keine einmalige Übung – sie wird zum festen Bestandteil der Projektplanung und des Projektmanagement: Jede Änderung hat Auswirkung auf Zeit und Budget. In den nächsten drei Wochen werde ich die einzelnen Schritte dieses integrierten Verfahrens hier vorstellen.

(Vielen Dank an Christian Albinus von der CostXPert AG in Augsburg: Wir haben diese Methoden gemeinsam in einem Seminar in Nürnberg vorgestellt.)

 

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