Digitalisierung Zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist das Software-Angebot noch dünn. Ich habe mich kürzlich auf der Messe IT & Business in Stuttgart umgesehen und festgestellt, dass die Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) allesamt noch nicht „State of the Art“ sind. Hier stelle ich zwei Konzepte vor, wie Prozesse mit DMS und mit Prozess-Engine zu digitalisieren sind.

DMS oder Process-Engine?

Das erste Konzept ist relativ einfach mit allen DMS-Lösungen umzusetzen: Wir definieren eine Abfolge von Arbeitsschritten, die der administrative Vorgang durchlaufen muss: Zum Beispiel „Antrag annehmen“, „Unterlagen vervollständigen“, „Antrag prüfen“, „Antrag bescheiden“. Diese Arbeitspakete sind grob gegliedert – bei einer zu feinen Untergliederung funktioniert dieses Konzept nicht.

Im DMS ist zu definieren, dass bei einem neu eintreffenden Antrag ein neuer Ordner unter dem jeweiligen Kundenordner anzulegen ist. Das macht das DMS automatisch, wenn es den Antrag als solchen erkennen kann und einem Antragsteller zuordnen kann. Andernfalls muss eine Person den Posteingang bearbeiten und das Dokument entsprechend verschlagworten. Pro gestelltem Antrag hält das DMS also einen Ordner für Dokumente bereit.

Prozess-Steuerung über Statuswechsel

An diesem Ordner sind als Attribute die Informationen zu definieren, die die Sachbearbeitung im Laufe des Prozesses braucht. Zusätzlich definieren wir ein Attribut „Status“ mit einem Status pro oben genanntem Arbeitsschritt. Ein Feld für den Bearbeiter des Falles hilft, die Vorgänge auf Bearbeiter aufzuteilen. Jeder neue Antragsordner bekommt also in unserem Beispiel den Status „Antrag annehmen“. Hat ein Bearbeiter den Arbeitsschritt abgeschlossen, setzt er den Status auf den nächsten Schritt. Auch das kann im DMS automatisiert werden, wenn der Bearbeiter auf einen „Fertig“-Button klickt.

Das DMS unterstützt die Prozess-Logik ganz einfach durch unterschiedliche Ansichten auf die laufenden Ordner: Eine Ansicht zeigt alle Fälle im Bearbeitungsschritt 1 eine andere die in Schritt 2 und so weiter. Ein zusätzlicher Filter nach Bearbeiter gliedert die Fälle pragmatisch.

Unter Umständen kann das DMS die jeweilige Ansicht mit einer eigenen Maske verbinden, sodass ich aus der Sicht „Schritt 2“ eine andere Maske öffne als in „Schritt 1“.

Der Überblick geht schnell verloren

Für einfache, linear ablaufende Prozesse ist die Methode ausreichend. Aber Vorsicht: Bei näherem Hinsehen entdecken wir immer mehr Sonderfälle, die eine eigene Ansicht erforderlich machen oder über die Workflow-Funktionalität des DMS eine zusätzliche Aufgabe generieren. Was anfangs als einfaches Werkzeug daherkommt, wächst schnell zu einer Inflation von Listen und Sonderaufgaben heran. Sachbearbeiter verlieren dann schon mal den Überblick.

Dieses Konzept hilft also nur dann, wenn ich den Prozess wirklich in wenige klar abgegrenzte Arbeitspakete unterteilen kann. Alternative oder parallele Prozesspfade sind so nicht darzustellen. Automatisch auszuführende Aufgaben könnte man in diesem Konzept über den Statuswechsel von Akten triggern, aber hier wird zu viel Prozess-Logik individuell in den Programmcode vergraben.

BPMN Process-Engine

Sobald Prozesse über eine simple Struktur hinausgehen, ist eine Process-Engine das Mittel der Wahl. Der Prozess ist hier klar vom Dokumenten-Management getrennt: Das DMS liefert ein Signal an die Prozess-Engine, wenn ein neues Dokument eintrifft – der Prozess reagiert auf diese Nachricht entsprechend der Prozessdefinition. In einem BPMN-Diagramm sind die Nachrichtenereignisse festgehalten, die den Prozess starten lassen oder auf die der Prozess zwischendurch warten muss, um weiterzulaufen. Automatische Aktivitäten und Entscheidungen sind reguläre Elemente im BPMN-Prozess und werden von der Engine im Ablauf aufgerufen. Verzweigungen und Zusammenführungen regelt der Prozess entsprechend der BPMN-Definition. Kommunikation zwischen verschiedenen Prozessen (Kollaboration) ist eine der wesentlichen Stärken der BPMN.

DMS-Anbieter hinken nach

Angesichts dieser offensichtlichen Stärken einer BPMN-basierten Prozess-Steuerung ist es kaum zu verstehen, dass der Standard unter den Anbietern von Dokumenten-Management-Systemen so zögernd akzeptiert wird.

Wer aktuell nach technischen Möglichkeiten sucht, dokumenten-basierte Prozesse zu digitalisieren, dem muss entgegen aller vollmundigen Versprechen der Anbieter die klare Einschränkung seitens der DMS-Lösungen bewusst sein. Wer echte Prozess-Automatisierung sucht, kommt um eine BPMN-basierte Process-Engine nicht herum.


Die Brücke:  Wenn der ICE über die Hohenzollernbrücke in den Kölner Hauptbahnhof kriecht, wird die Spannung zwischen digitaler Zukunft und stählerner Tradition greifbar. Foto: S. Hecht, Flickr cc-Lizenz.

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